面对变化的社会环境和培养创新型人才的目标，高等院校作为培养人才的重地也在发生着变化。为了提高核心竞争力，越来越多的高校选择用信息化手段来优化自己的组织管理。在中国，从组织结构和管理模式看，很多高校都具有两种特点：一方面，它们的人、财、物、信息的管理和教务、科研、学生、行政和后勤的管理，与一个大型企业没有太大的差别，尤其是经过广泛的学院合并，一校多园、一校多院、一校多制，使得很多大学已经越来越与集团性的企业相类似；另一方面，大学的所有制特性、长期的管理模式，让大学的内部管理与控制，与行政机关没有太多的差别，特别是内部的党务和管理机构，更是典型的上传下达与协调均衡体系。高校也必须接受市场竞争的考验，如何升级原有的IT系统，提高管理的效能和效率，是所有高校管理者面临的无法避开的问题。高校领导也都意识到要想管好一个庞大的高校组织，更好的实现其校内管理的目标，选择一个适合学校自身的协同管理平台至关重要。
自从教育部在2000年10月做出了建设校园网工程的决定，“数字化校园”这个词就成了高校的流行语。现如今，随着我国数字化校园建设的快速发展，高校协同办公系统（简称：OA系统）作为大学资源计划URP（University Resourse Planning）的一个重要组成部分得到越来越广泛的应用，同时高校对OA系统提出了更高的要求。
OA系统需在满足学校下属各单位和部门的通用办公需求的基础上实现公文管理和各种办公业务，处理好办公流程的同时，协同工作系统应采用不同的方式在不同的层面进行应用整合，满足办公的各个业务应用需求，实现高校办公信息化的功能齐备，应用完整的系统。结合我们实施过众多高校的OA系统搭建工作的经验，总结出OA系统建设主体目标如下：
1）通过OA系统平台，搭建一个领导决策支持系统和教职员工办公信息平台。
2）建立执行流程、解决手工处理办公事务的繁琐、滞后及无法进行信息统一管理和分析的问题；实现学校各部门、各教职员之间的信息共享和协同工作，以提高学校管理水平和效率。
3）实现网上协同办公，实现文件收发管理、文件报送、分发等多种对内、对外服务功能和办公业务的自动化，实现学校内无纸化办公。
4）规范行政办公和审批流程，文件审批、报送，实现学校与各上下级机构之间无纸化办公，改善现有靠人工传递、发传真、打电话的传统办公模式；节省办公费，建设节约型高校。
5）建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享，使学校各部门、各学院内部的通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。
6）实现办公管理流程自定义与规范化管理相结合，高速快捷。
7）通过协同管理、内部BBS、公告、调查、计划管理等多种渠道以实名形式向领导提交申请和意见建议，实现学校内部的有效沟通交流。
8）基于INTERNET技术，实现跨部门、跨地域的知识、能力、资源的应用，使组织中的每一位成员在任何地点都能享受到组织的支持。
9）使学校各部门、各学院的办公业务和管理规范化、合理化、高效化。
10）通过采取加强组织规章制度的执行监管，规范组织成员的工作行为，提供方便快捷的交流沟通方式，落实工作事务的责任和实时监控工作计划的执行等各种措施，来提高协同事件的处理效率，提升员工的工作绩效，提升组织的事件应对能力，增强组织凝聚力，实现管理方案的落实，最终实现组织综合实力的全面提升和市场竞争能力的大幅提升。
11）实现深层次的移动应用，通过移动终端访问OA系统，尤其是针对校领导，提供基于平板电脑及手机的移动查阅、移动审批和手写签批系统等应用。
3、方案框架
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一级功能 |
功能描述 |
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协同工作 |
支持组织机构内完整的协作事务管理过程：新建事项、待发事项、已发事项、待办/已办事项、超期督办事项、流程管理等 |
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表单应用 |
支持自定义电子表单将设计的表单和协同流程绑定，完成企业多样化事务审批管理：表单查询、表单统计、表单制作、模板制作、表单业务、基础信息维护、枚举管理、表单首页等 |
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电子邮件 |
新建邮件、收件箱、已发邮件、草稿箱、垃圾箱、查找邮件、公共地址薄、私人地址薄、移动邮件、邮件转发协同、下载邮件 |
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文档管理 |
支持对于组织行为的信息存储，对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理：我的文档、单位文档、公文档案、项目文档、综合查询等； |
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日程计划会议 |
提供完整的日程/计划/会议管理系统，包括：我的计划、计划管理、我的日程、日程管理、日程视图、日程统计、会议管理等 |
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公共信息 |
提供组织内公共信息的发布、交流管理平台，包括：公告、调查、讨论、新闻、公共信息管理等 |
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综合办公管理 |
支持对组织基本的办公信息管理：车辆管理、办公用品管理、办公设备管理、图书资料管理等 |
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Web IM |
支持单人、多人间即时会话并围绕协同、公文、项目等业务进行自由讨论：单人会话、多人会话等 |
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协同精灵 |
整合office系统提供一种托盘方式登录协同系统：A6首页、新建协同、我的文档、单位文档、在线用户、查询用户、重新登录、关于我们、退出系统等 |
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人事档案管理 |
对单位的人员的基本档案信息做记录管理：档案管理、业务管理、查询统计、自定义信息、日志管理、HR操作员管理、工资管理等 |
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多空间管理 |
个人空间、部门空间、单位空间、业务空间 |
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常用工具 |
员工通讯录、常用链接、外部联系人、计算器、万年历、工作条、积分查看、历史数据查看 |
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全文检索 |
即时搜索 |
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系统设置 |
组织模型设置:提供用户、组织、角色、权限等数据模型的维护和服务：组织机构、职务级别、岗位名称、人员管理、外部人员、角色及权限、系统组等 |
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业务设置：支持各类组织按需要对功能业务进行设置，规范业务管理：预置包导入、表单应用、协同模板设置、公共信息设置、积分管理设置、项目分类设置、关联系统设置等 |
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HTTPS安全传输应用:支持基于数字证书的身份认证和信息加密传输等 |
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应用设置:支持各类组织根据行业特点对系统应用做不同配置：首页及登录页设置、关联系统设置、项目分类设置、系统格式设置、邮箱设置、首页框架、公共资源和常用语设置、IM固定会话设置等 |
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管理维护:支持对整个系统管理和维护，包括：配置性能管理、空间管理、日志管理、印章管理、系统开关、致远服务、密码安全管理、系统管理员密码设置等 |
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身份认证:提供硬件加密的方式识别用户身份，登录系统及处理业务等； |
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可选扩展应用模块功能 |
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高级公文管理 |
支持各类组织按国家标准进行各类公文的管理：收文管理、发文管理、签报管理、公文查询、公文督办、公文交换、公文统计、流程管理、公文模板、公文设置等 |
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身份验证客户端 |
IP地址控制、内外网隔离、USBkey登录验证 |
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高级office套件 |
痕迹保留、公章管理、手写批注、支持WordExcelWpsET格式、支持表单签字盖章+实现在线PDF文档阅读、权限控制、安全管理等更多应用，客户端无须安装PDF阅读器 |
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电子签章套件 |
支持签章制作、表单html签章、office签章；具有公章或签名的密码管理、真伪性校验、支持USBkey硬件方式加密 |
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移动应用 |
实现移动终端（智能手机、IPAD、一人一本等）上的协同办公应用。包括查看、处理、发起、语言协同等功能 |